关于做好2018年度文件材料立卷归档工作的通知

作者: 时间:2019-03-28 点击数:

各部门、各单位:

2019年立卷归档工作已开始,请各立卷部门将2018年形成的归档材料进行收集、整理、分类、立卷归档。现将有关事项通知如下:

.归档范围。根据学校档案工作要求,凡是本校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属档案范畴。具体归档范围,各立卷部门可参照档案馆网站http://www.opportunityfire.com/index.html“业务指导”栏。

1.已办理完毕的关于党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、财会等各类文件材料,结题的科研项目材料、竣工的基建项目材料、大型仪器设备随机材料,有保存价值的声像、照片及获得省(部)级以上奖励的奖杯、奖牌、荣誉证书及获赠的有关实物等。

2.毕业生成绩单、调配表、学位申请表、学生集体合影及新生学籍表(照片要附位置名单)。

3.教职工主编、参编的各类出版物、指导书等。

4.在工作中形成其他具有保存价值的材料。

二、归档时间。2019年度档案材料的移交起止时间为20194月8日至20195月10请各单位在规定时间内做好归档工作。具体归档时间见附件2

三、具体要求

(一)各单位要高度重视文件归档管理工作,分管档案工作的领导及档案管理人员要集中精力、集中时间组织好文件材料的整理归档工作,解决好归档工作中存在的实际问题,确保各类文件材料齐全完整、安全保密、按时归档。

(二)各单位将收集齐全的文件材料,按照文件材料归档要求进行分类整理组卷、编写页码之后,登录档案管理系统http://121.250.164.133/login.asp),进行档案信息著录及电子文件上传,并打印相关目录。

(三)经档案馆工作人员核对无误后,各单位将需归档的纸质文件材料及目录(一式两份,如有电子文件,请在“备注”栏,以“√”确认)、档案移交清单(一式两份,必须经本部门领导签字)移交至档案馆。

四、注意事项

1.声像及电子文件材料,必须声像清晰、数据完整,符合规范和标准。

2.各部门、单位应本着“既要兼顾全面,更要突出重点”原则,紧密围绕学校中心工作,做好关于学校创新转型发展、新旧动能转换工作、产教融合、高层次人才引进、新校区建设、教代会、团代会、学代会、各级领导视察调研等重大活动、重点工程、重要科研项目档案的收集整理,并确保重大活动档案的真实性、系统性、完整性。

3.各学院要重视学籍档案,尤其是学生学籍登记表的收集移交工作。学生登记表填写要保持书面整洁、字迹端正、无涂改;出生日期填写与身份证号的出生日期保持一致;家庭成员与本人关系填写应规范,如父女、母女、姐弟、兄妹等;入学前经历的填写应具体明确,如2007.09-2013.06   在XXXX小学就读;2013.09-2016.06   在XXXX初中就读。具体填写可参见附件8。

、其他事项

1.档案馆将竭诚为各部门、单位文件材料和电子档案归档工作提供热情、周到服务。

2.各单位、部门档案工作人员在文件材料立卷归档过程中,如有问题,可到档案馆主页(http://www.opportunityfire.com/index.html)下载相关业务指导文件,或直接与档案馆工作人员联系。 纸质档案材料的立卷、归档遇到的有关问题,请与游兰菊、秦立宽联系(电话:3786763、3786935),电子文件的整理及档案管理系统使用遇到的有关问题请与陈飞联系(电话:3786763)。
   3.各部门、单位根据移交档案的需要到档案馆领取档案盒。

                                                                                                         档案馆

       2019年328日

 

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